Aplicaciones para finanzas

Problemática
La función del CFO (Chief Finance Officer) ya no corresponde a la imagen austera del contralor de finanzas, encerrado en su oficina, que autoriza hasta el menor de los gastos esperando siempre beneficios. En la relación con los inversionistas, en los “Road Show” para corredores, en una gira de financiamiento, o en una presentación de resultados, se invierte cada vez más tiempo el cual podría consagrarse a mejorar la rentabilidad de la empresa. En fin, en ciertos proyectos mayores, los vendedores son abandonados a su suerte para negociar con un CFO particularmente hábil para descubrir los márgenes y provocar la baja en los precios.

Solución
Las presentaciones remotas en WEBconferencia mediante un PowerPoint integrando archivos Excel constituyen el nuevo arsenal de persuasión de un CFO hacia sus socios financieros. En lugar de esperar, se pone en línea, dando así seguimiento al interés o a las preguntas de sus interlocutores, también puede incluir un documento complementario o dirigirlos hacia una página WEB. Al margen de la reunión, se puede mantener una conversación privada con un participante, un asociado a fin de consultar sobre el camino a seguir o la decisión a tomar.

Resultados
Qué mejor que concentrar la atención de sus interlocutores sobre la pantalla de su PC en lugar de las paredes de la sala de reuniones. Qué mejor que tener a la mano, incluidos en la PC todos los documentos justificativos para dar soporte a un proyecto y que estos puedan ser transmitidos a un inversionista en el momento mismo en que se hace una pregunta. La velocidad de reacción y de decisión es crucial en materia de inversión. De otra manera se pierde el momentum y los interlocutores pasan a otra cosa. Su tiempo también es precioso y tienden a valorizarlo onerosamente. En fin, ¿hay algo mejor que un CFO negociándo un contrato importante con otro CFO, sin tener que desplazarse?

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Aplicaciones para el personal

Problemática
En un buen número de empresas, la integración de nuevos empleados es un problema. Prácticamente se les deja a su suerte esperando que aprendan sobre la marcha. En estas condiciones, hablar de capacitación continua y adaptada a las cambiantes necesidades de las empresas es meramente una ilusión, e imaginar el administrar los conocimientos dentro de una organización como un activo inmaterial es utópico. En cuanto a la consulta con los empleados, normalmente es inexistente. Investigaciones demuestran que la lealtad de los clientes es directamente proporcional a la motivación de los empleados

Solución
En el curso del último decenio, los métodos pedagógicos han evolucionado enormemente. Las clases virtuales han hecho su aparición en la capacitación a distancia. Recientemente, el coaching se ha convertido en una práctica común. Ambos tienen en común el uso de la WEBconferencia como tecnología. Grabando las sesiones de capacitación y las reuniones, los conocimientos se vuelven cada vez más claros y explícitos. Frecuentemente se trata de una visión estratégica o de mejores prácticas de negocio que pueden compartirse. Finalmente, gracias a las encuestas y votos durante la WEBconferencia, se consigue la opinión y el involucramiento del personal.

Resultados
Optimizar la capacitación para la integración de los nuevos empleados y reducir el tiempo que se requiere para que alcancen la autonomía necesaria. El costo se reduce pero además el rendimiento se deja ver más rápidamente. También, se favorece el intercambio y se comparten las mejores prácticas, es la eficacia de toda la organización y más precisamente su eficiencia la que se mejora. Por esta razón, el impacto sobre los beneficios deberá ser considerable. Cuanto más se sube en la pirámide de motivaciones individuales, más se convierten en indispensables las necesidades de pertenencia, reconocimiento y realización. La bidireccionalidad es la clave.

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Aplicaciones para el servicio

Problemática
En muchos casos, las solicitudes de servicio técnico son síntoma de carencia de capacitación a los usuarios o de la calidad de la documentación puesta a su alcance. Además, hay que considerar la familiarización del usuario tanto a nivel visual como auditivo, considerando que la lectura resulta monótona. Por otra parte, sería prohibitivo producir videos explicativos con el fin de optimizar su aprendizaje. No es fácil explicar como amarrarse las agujetas por teléfono sobretodo cuando el interlocutor debe correr antes de empezar a caminar.

Solución
Un equipo de servicio de post-venta realiza demostraciones técnicas en línea con el fin de explicar el origen del problema. Un botón en el sitio WEB conecta al cliente con una sala de reunión en donde un agente le hace una presentación en directo. El agente puede dirigir al cliente, por ejemplo, hacia una página específica de una base de conocimientos que describe las etapas a seguir para completar una operación. Más aún, las preguntas más comunes, las FAQ (Frequently Ask Questions), se encuentran en cápsulas informativas pregrabadas a las que los clientes tienen acceso de forma autónoma, las 24 horas, 7 días por semana.

Resultados
El método audiovisual es sin duda el más poderoso de la comunicación. La televisión y el cine son las pruebas vivientes de ello. El nivel de comprensión y la satisfacción de los clientes es manifiestamente superior, sin considerar la reducción de la presión sobre el departamento de post-venta. Convirtiendo una parte de las solicitudes de asistencia en libre servicio, se reduce el costo por cliente y se dispone de mayores recursos para casos más complejos. Así se puede decir que el soporte se realiza a distancia y con tele-trabajo.

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Aplicaciones para la producción

Problemática
En las empresas, sean de tecnología, despachos de profesionales; arquitectos, ingenieros u otros, la coordinación de proyectos necesita compartir esquemas, planes y plazos. A veces, para las reuniones, la organización consume más tiempo que para el desarrollo mismo de ellas. Además, aceptemos que las relaciones con los clientes tienen una importancia capital respecto a la satisfacción de la realización de un proyecto. Sin embargo necesitamos tener el tiempo para llevarlo a cabo.

Solución
Las reuniones virtuales en WEBconferencia ofrecen todas las funcionalidades para compartir los documentos en pantalla y para transmitirlos. Esto tanto para una presentación Powerpoint, o un diagrama de proyecto realizado con Microsoft Project como para una imagen. Los participantes pueden elaborar conjuntamente un esquema con un crayón virtual abriendo un pizarrón blanco interactivo,. La indicación de presencia del software de voz sobre IP, Skype, hace la diferencia, al notificar la accesibilidad de los colegas así como su disponibilidad. De esta manera, se pueden llevar a cabo reuniones sobre demanda y justo a tiempo en lugar de tener que esperar.

Resultados
Una mejor coordinación de los recursos necesarios en el desarrollo de productos o en la realización de proyectos repercute tanto en la calidad del bien, como en la duración de su realización. Además, una mejor coordinación de equipos de trabajo se traduce generalmente en porcentajes de rechazo menores. En todos los capítulos, las economías potenciales se manifiestan. El tiempo que se ahorra, permite optimizar la relación con el cliente como una condición necesaria para merecer su lealtad y tener la posibilidad de repetir la experiencia con él.

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Aplicaciones para ventas

Problemática
Los desplazamientos para buscar un prospecto son costosos y no necesariamente justificados. La revisión de una propuesta con el cliente mejorará si se hace con el cliente en lugar de ser enviada por correo electrónico o mensajería. Ni qué decir de la coordinación de la respuesta a una licitación que involucra a varios recursos de la empresa, (no siempre disponibles), a pesar de que el plazo se aproxima rápidamente. Finalmente, el equipo de ventas no será el último en enterarse de alguna maniobra puesta en marcha por un competidor.

Solution
En ciertos casos y en casos ciertos, es más apropiado efectuar una reunión virtual con un prospecto, cliente, distribuidor o socio. Durante una WEBconferencia, una presentación PowerPoint, una demostración de un software o la consulta a un documento pueden hacerse en línea. Lo que es más, es una excelente manera de reforzar una propuesta enviada a un cliente por correo electrónico. Gracias al indicador de presencia del software de voz sobre IP, Skype, los colegas se reúnen de acuerdo a su accesibilidad y no únicamente a su disponibilidad para crear una licitación. Finalmente, una alarma de la actividad de la competencia permite intercambiar con la fuerza de ventas toda la información necesaria.

Resultados
Reduciendo los desplazamientos de los representantes crece proporcionalmente su tiempo de venta para así poder consagrarle más tiempo. El estrés que acompaña la respuesta a una licitación, disminuye con una mejor coordinación, pero particularmente la calidad de la respuesta será más clara a los ojos del cliente. Al compartir entre los miembros del equipo de ventas el posicionamiento de los competidores, se desarrollan de manera más sólida los argumentos y respuestas para neutralizar y rebasar a la competencia.

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Aplicaciones para mercadotecnia

Problemática
Las comunicaciones de mercadotecnia deberían tener un papel esencial no solamente a nivel de la promoción sino también en la generación de prospectos calificados por el equipo de ventas. El personal consagra mucho tiempo a la organización de sesiones de “brainstorming” y de grupos especiales, para concebir y validar conceptos. Lo mismo sucede en las conferencias de prensa y durante el lanzamiento de nuevos productos que en ocasiones duran varias semanas. Finalmente, cada intervención desaparece como humo y cada vez hay que volver a empezar sin poder capitalizar.

Solución
El equipo de mercadotecnia anuncia en el sitio Internet la llegada de presentaciones en línea (WEBinar), para las cuales los visitantes deben estar inscritos con anticipación. Las sesiones de “brainstorming” entre colegas, los grupos especiales, las conferencias de prensa y los lanzamientos de productos se realizan a distancia a través de WEBconferencia. Además, esos mismos eventos se graban completamente (voz e imágenes), y después son guardados en diferentes soportes: en el sitio Internet, en la red local, en CD o DVD con el fin de ser reutilizados para nuevos prospectos, empleados y socios.

Resultados
En los WEBinars, los participantes son evaluados antes de ser enviados como prospectos al equipo de ventas en donde el “Closing” solo puede aumentar. El tiempo dedicado a los eventos no solamente se reduce sino que además la velocidad de reacción se acelera. Los archivos audiovisuales creados, con el tiempo se vuelven en un invaluable material de soporte para las ventas ya que incrementan la potencia y la importancia del multimedia.

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Aplicaciones para la dirección

Problemática
Es cada vez más difícil conciliar las agendas de los ejecutivos con el fin de organizar tanto reuniones como comités de trabajo relativos a los proyectos emprendidos. Además, no es raro que un miembro del comité de dirección, esté ausente argumentando alguna emergencia como la negociación de un contrato importante. En fin, la mejor opción sería la de tener reuniones imprevistas, al momento, a gran o pequeña escala…, con el fin de consultar a los colegas y llegar a tomar la mejor decisión para la empresa.

Solución
El presidente planea sus reuniones de comité de dirección y las inscribe automáticamente dentro de su calendario Outlook, y solicita a los participantes que confirmen su disponibilidad. Durante una reunión, el expositor que presenta un PowerPoint en pantalla, puede pasar la palabra a otro expositor. En caso de alguna ausencia, la reunión está completamente grabada (voz e imágenes), y el participante ausente recibe por correo electrónico el hipervínculo, así como la clave para retransmitirlo. Utilizando el software Skype de voz sobre IP y/o de mensajería instantánea con indicador de presencia, todos los miembros del equipo de dirección conocen, en tiempo real, el estatus de sus colegas, ya estén conectados o ausentes por algunos minutos, o no disponibles o bien con señal de no molestar.

Resultados
A pesar del hecho de que algunos ejecutivos estén frecuentemente desplazándose, pueden participar en las reuniones a través de Internet, desde su cuarto de hotel, desde el aeropuerto, desde un café Internet o desde su propia casa. En caso de ausencia, siempre se puede participar en la reunión de manera diferida y también transmitir sus comentarios. Conociendo en tiempo real la accesibilidad de sus ejecutivos, el presidente podrá organizar una reunión en cualquier momento y durante una reunión, estará al tanto de la disponibilidad o de la llegada de alguno de ellos.

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